Via de volgende Nederlandstalige websites van reflektis worden privacygevoelige gegevens oftewel persoonsgegevens verwerkt:

1. www.reflektis.training
2. www.reflektis.nl
3. www.robvens.nl

Voor de engelstalige websites is er een aparte Privacy Policy pagina.

Reflektis acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd.

Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG 25 mei 2018) stelt. Dat betekent onder andere dat wij:

• duidelijk vermelden met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring;
• onze verzameling van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden;
• u eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin uw toestemming is vereist;
• passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken;
• uw recht respecteren om uw persoonsgegevens op uw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

Reflektis is de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden u aan deze zorgvuldig te lezen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 22 april 2018.

Gebruik van persoonsgegevens

Door het gebruiken van onze diensten laat u bepaalde gegevens bij ons achter. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven, in het kader van de door u gevraagde dienst, of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken.

Wij gebruiken de volgende gegevens voor de in deze privacyverklaring genoemde doelen:

• NAW gegevens
• Telefoonnummer
• Factuuradres
• Emailadres
• uw (profiel-) foto
• IP-adres

Registreren

Bij bepaalde onderdelen van onze dienst moet u zich eerst registreren. Na registratie bewaren wij via de door u gekozen gebruikersnaam de door u opgegeven persoonsgegevens. Wij bewaren deze gegevens zodat u deze niet elke keer opnieuw hoeft in te vullen, zodat wij u kunnen contacteren in het kader van uitvoering van de overeenkomst, facturering en betaling en om een overzicht te geven van de producten en diensten die u bij ons heeft afgenomen.

Wij zullen de aan uw gebruikersnaam gekoppelde gegevens niet aan derden verstrekken, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst die u met ons sluit of indien dit wettelijk verplicht is. In geval van een vermoeden van fraude of misbruik van onze website kunnen wij persoonsgegevens aan de bevoegde autoriteiten overhandigen.

Reclame

Wij kunnen u, naast de informatie op onze website, op de hoogte brengen van onze nieuwe producten en diensten:

• per e-mail
• via social media

Contactformulier en nieuwsbrief

Wij bieden een nieuwsbrief waarmee wij geïnteresseerden willen informeren over onze producten en/of diensten. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden. Uw e-mailadres wordt slechts met uw expliciete toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. Zodra u zich afmeldt, en u bent niet een klant van ons dan zullen wij uw gegevens onmiddellijk verwijderen.

Als u een contactformulier op de website invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens die u ons toestuurt bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van uw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.

Locatiegegevens

Als dat nodig is voor de dienst, kunnen wij locatiegegevens (GPS) van u verzamelen. Hiervoor wordt op het moment zelf uw toestemming gevraagd.

Tevens kunnen deze (locatie) gegevens opgeslagen en verwerkt worden door de aanbieder van bijvoorbeeld de navigatie/kaartensoftware, zoals Google Maps, maar de gegevens kunnen ook worden gebruikt door bijvoorbeeld Google of Apple zelf. Wij hebben hier geen invloed op. Wij raden u aan de relevante privacyverklaringen te lezen van de desbetreffende aanbieder.

Publicatie

Bij gebruik van de dienst worden de volgende gegevens gepubliceerd zodat ze op internet zichtbaar zijn voor iedereen:

• door u zelf opgegeven informatie

U kiest zelf welke informatie u publiceert. Het is mogelijk dat u hiermee te achterhalen bent. Op verzoek anonimiseren wij informatie die gepubliceerd is.

Verstrekking aan derden

Uw gegevens worden uitdrukkelijk niet aan derden verstrekt.

Op onze site zijn social media buttons opgenomen. Hiermee verzamelen de beheerders van deze diensten uw persoonsgegevens.

Analytics

Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken. Wij hebben een bewerkersovereenkomst met deze leveranciers gesloten om afspraken te maken over de omgang met onze data. Verder hebben wij de leveranciers niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere diensten. Tot slot laten wij de IP-adressen niet anonimiseren.

Er is de mogelijkheid de data-vergaring van Google uit te zetten. Hiervoor kunt u een plugin installeren in uw browser. Voor meer informatie gaat u naar de Google opt-out Browser add-on.

Cookies

Voor meer informatie over het gebruik van cookies op deze site, en uw instellingen te zien gaat u naar onze Cookie gebruik pagina.

Beveiliging

Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. In het bijzonder nemen wij de volgende maatregelen:

• Toegang tot individuele (uw eigen) persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord
• Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en een login token
• Toegang tot alle door ons bewaarde persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord, en daarnaast met tweeledige verificatiemethode (two-factor authentication)
• Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer u persoonsgegevens invoert

Betrokken partijen

Reflektis maakt gebruik van diensten van derden, waardoor deze de beschikking krijgen over (een gedeelte van) de door ons gebruikte persoonsgegevens. Hieronder vindt u een overzicht van deze partijen met daarbij vermeldt welke diensten wij afnemen. Met elk van deze partijen heeft reflektis een verwerkersovereenkomst afgesloten:

1. Google (Analytics) (GDPR Privacy Shield)
2. Zoho (CRM, nieuwsbrief, projectmanagement, collaboratie tools) (Europees datacentrum)
3. Microsoft (e-mail) (Europees datacentrum)

Websites van derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met deze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Inzage en wijzigen van uw gegevens

Voor vragen over ons privacybeleid of vragen omtrent inzage en wijzigingen in (of verwijdering van) uw persoonsgegevens kunt u te allen tijde contact met ons opnemen. Stuur hiervoor een e-mail naar info@reflektis.com of gebruik onderstaand contactformulier.